Versie 2.0

Laatst gewijzigd op 19 maart 2026

1. Wie zijn wij?

Stichting Sportkompas (hierna: ''Sportkompas'', ''wij'', ''ons'') zet zich in voor het bevorderen van sport- en beweegdeelname in de gemeente Brummen en omliggende regio's.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Officiële naam: Stichting Sportkompas

KvK-nummer: 41039826

RSIN/fiscaal nr.: 68.78.015

Bezoekadres: L.R. Beijnenlaan 20, 6971 LE Brummen

Postadres: L.R. Beijnenlaan 20, 6971 LE Brummen

E-mailadres algemeen: info@stichtingsportkompas.nl

E-mailadres privacy: info@stichtingsportkompas.nl

Telefoonnummer:  0575-561544

Website: www.stichtingsportkompas.nl

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

  • Deelnemers (kinderen/jongeren en volwassenen) aan onze activiteiten, zwemlessen, event, clinics en projecten.
  • Ouders/verzorgers van minderjarige deelnemers.
  • Vrijwilligers en medewerkers (inclusief sollicitanten).
  • Contactpersonen bij partners, scholen, verenigingen, gemeenten en sponsors.
  • Bezoekers van onze website(s) en sociale media.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je relatie tot ons en de activiteit, verwerken wij mogelijk de volgende gegevens: 

Algemeen: naam, contactgegevens (e-mail, telefoon, adres), geboortedatum/leeftijd, organisatie/school/vereniging, deelnamegegevens (aan-/afmelding, aanwezigheid, resultaten, feedback), minimale betaalgegevens (transactie-ID via betaalprovider). 

Kinderen/jongeren (≤ 16 jaar): naam, klas/school, leeftijd/leerjaar, contact ouder/verzorger en ouderlijke toestemming, voortgangsgegevens in leerlingvolgsystemen (LVS-en). 

Gezondheidsgegevens (alleen indien noodzakelijk en met grondslag): relevante medische informatie die jij of je ouder/verzorger vrijwillig deelt voor veilige deelname (bijv. allergieën, blessurebeperkingen), en feitelijke incident-/ongevalsregistratie. 

Werving & selectie: CV, motivatie, referenties (na toestemming), VOG-status indien relevant, gespreksnotities. 

Vrijwilligers/medewerkers: HR-gegevens (overeenkomst, salaris/IBAN, verlof), minimale verzuimregistratie, VOG indien van toepassing. 

Beeldmateriaal: foto en video van activiteiten/evenementen (met passende grondslag/toestemming; zie §10). 

Website & technologie: IP-adres (verkort waar mogelijk), device/browser, cookie-ID’s, log-gegevens, cookievoorkeuren, analytics (geaggregeerd/pseudoniem waar mogelijk).

4. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde doelen en op basis van de AVG. Per doel: 

1) Organiseren van sport- en beweegactiviteiten (aanmelding, planning, communicatie, veilige uitvoering) – Grondslag: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang; wettelijke plicht waar relevant. 

2) Toegang systemen en LVS (registreren toegang/- deelname en voortgang) – Grondslag: uitvoering overeenkomst; toestemming (minderjarigen); gerechtvaardigd belang. Geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen. 

3) Communicatie & community (updates, programma-info, serviceberichten) – Grondslag: uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang. Marketing/nieuwsbrief alleen met toestemming of soft opt-in (met afmeldmogelijkheid). 

4) Werving & selectie – Grondslag: toestemming of pre-contractueel; gerechtvaardigd belang. 

5) Vrijwilligers & HR – Grondslag: uitvoering overeenkomst; wettelijke plicht; gerechtvaardigd belang. 

6) Financiële administratie – Grondslag: wettelijke plicht (fiscale bewaarplichten). 

7) Veiligheid, incidenten, klachten – Grondslag: gerechtvaardigd belang; wettelijke plicht; vitale belangen in noodsituaties. 

8) Website (functioneel & analytics) – Grondslag: toestemming voor niet-essentiële cookies; gerechtvaardigd belang voor beveiliging/essentiële functionaliteit. 

 

Bijzondere categorieën (gezondheidsgegevens) verwerken we alleen met uitdrukkelijke toestemming, bij vitale belangen, of indien noodzakelijk voor preventieve/(arbeidsgeneeskundige) doeleinden met passende waarborgen. 

5. Minderjarigen

Voor kinderen jonger dan 16 jaar vragen wij toestemming aan de ouder/verzorger voor: deelname-registratie, beeldmateriaal en het gebruik van leerlingvolgsysteem. We hanteren dataminimalisatie en begrijpelijke communicatie richting jeugd en ouders.

6. Herkomst van gegevens

  • Rechtstreeks van jou of je ouder/verzorger (aanmeldformulieren, e-mail, telefoon, ter plaatse).
  • Via je school/vereniging/partnerorganisatie uitsluitend als daarvoor een basis bestaat (samenwerkingsovereenkomst of toestemming).
  • Automatisch via onze website/app  (cookies/logs zie §12).

7. Delen met derden (ontvangers)

Wij delen geen persoonsgegevens met derden, tenzij noodzakelijk en toegestaan:

  • Verwerkers: IT/hosting, e-mail, CRM/aanmeldsysteem, Dataduiker/SERA nieuwsbrieftool, HR/loonadministratie. 
  • Partners: scholen, sportverenigingen, gemeenten bij gezamenlijke activiteiten – alléén met passende afspraken (verwerkers- of gezamenlijke-verantwoordelijkheidsovereenkomsten). 
  • Betaaldienstverleners voor transactieafhandeling. 
  • Autoriteiten wanneer wettelijk verplicht. Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform AVG. 

8. Doorgifte buiten de EER

Wij kiezen bij voorkeur voor EER-hosting. Als doorgifte buiten de EER plaatsvindt, zorgen wij voor passende waarborgen (bijvoorbeeld EU-standaardcontractbepalingen en aanvullende maatregelen waar nodig). Informatie over concrete doorgiften is beschikbaar op verzoek.

9. Bewaartermijnen

  • Deelnamegegevens: tot maximaal 2 jaar na laatste activiteit, tenzij een wettelijke grond voor langer bewaren bestaat. 
  • LVS: tot twee jaar na laatste activiteit of tot intrekking toestemming; daarna pseudonimiseren/anonymiseren. 
  • Gezondheidsgegevens: alleen zolang strikt noodzakelijk voor het doel (meestal per activiteit/programma), daarna verwijderen. 
  • Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke plicht). 
  • Sollicitanten: max. 4 weken na afronding procedure; met toestemming max. 1 jaar. 
  • HR-dossiers: conform wettelijke termijnen (o.a. salaris 7 jaar). 
  • Beeldmateriaal: volgens toestemming of tot intrekking; jaarlijkse periodieke review. 

10. Foto en video 

We maken beeldmateriaal om activiteiten te promoten en verslag te doen. Bij publieke events informeren we vooraf en bieden we een duidelijke opt-out/“no-photo” aanduiding. Gerichte close-ups of herkenbare portretten – en bij kinderen altijd – alleen met toestemming (ouder/verzorger < 16 jaar). Je kunt verzoeken doen om herkenbaar beeldmateriaal te laten verwijderen voor zover wij daarover controle hebben en geen zwaardere belangen gelden (bijv. journalistiek/archief). 

11. Beveiliging 

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals: versleutelde verbindingen (TLS), sterke toegangsbeveiliging en 2FA waar mogelijk; autorisatie op need-to-know; periodieke toegangreviews; dataminimalisatie en pseudonimisering waar passend; verwerkersaudits; en een datalekprocedure. 

12. Cookies en (aan)tracking 

Essentiële/functionele cookies zijn noodzakelijk voor werking en veiligheid (grondslag: gerechtvaardigd belang). Analytics/statistische cookies worden privacyvriendelijk ingesteld waar mogelijk (bijv. IP-maskering). Voor volledige analytics of marketing/trackingcookies vragen we toestemming. Je kunt voorkeuren beheren via de cookiebanner/instellingen en je browser. 

13. Jouw rechten 

Je hebt (waar van toepassing) het recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en om toestemming in te trekken. Verzoeken: mail naar info@stichtingsportkompas.nl. We reageren binnen één maand (met mogelijke verlenging bij complexiteit). Identificatie kan nodig zijn om misbruik te voorkomen. Klachten kunnen ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) worden ingediend. 

14. Geautomatiseerde besluitvorming / profilering 

Wij nemen geen besluiten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor jou heeft of jou anderszins in aanmerkelijke mate treft. Profilering in de context van gamification is beperkt tot het bijhouden van voortgang/coins en het aanbieden van passende beloningen of motivaties. 

15. Data Protection Impact Assessment (DPIA) 

Voor projecten met kinderen/jongeren, (lichte) profilering en beloningslogica voeren wij – waar nodig – een DPIA uit en treffen wij aanvullende waarborgen (transparantie, minimale data, bewaarbeperking, rechtenbescherming). 

16. Functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO) 

Niet van toepassing. Indien dit verandert, werken wij deze paragraaf bij. Contact voor privacyvragen: privacy@sportkompas.nl. 

17. Wijzigingen 

We kunnen deze verklaring aanpassen. Bovenaan staat de laatst gewijzigde datum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief (per e-mail of via de website). 

Contact

Vragen of verzoeken? Neem contact op met:

Officiële naam: Stichting Sportkompas

KvK-nummer: 41039826

RSIN/fiscaal nr.: 68.78.015

Bezoekadres: L.R. Beijnenlaan 20, 6971 LE Brummen

Postadres: L.R. Beijnenlaan 20, 6971 LE Brummen

E-mailadres algemeen: info@stichtingsportkompas.nl

E-mailadres privacy: info@stichtingsportkompas.nl

Telefoonnummer:  0575-561544

Website: www.stichtingsportkompas.nl

Bijlage A

Hosting & e-mail: ALTIOS en Microsoft 365

LVS: SERA/Dataduiker en Allesinbeweging

Nieuwsbrieftool: BREVO

Betaalprovider: Pay.nl

HR/loonadministratie: nmbrs.nl

Bijlage B

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Stichting Sportkompas gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Stichting Sportkompas gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Stichting Sportkompas en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. Stichting Sportkompas wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting Sportkompas neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via . Stichting Sportkompas heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

  • TLS (voorheen SSL) Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
  • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.